受入れ企業

特定技能外国人を雇用後の定期報告書まとめ【受入れ企業と登録支援機関】

本記事では、特定技能外国人を雇用してから、入管へ提出義務のある報告書について紹介していきます。

この記事でわかる内容
  • 提出が必要な書類
  • 提出のタイミング
  • 提出方法

特定技能外国人の雇用後の手続きをする際に、ぜひ役立てて下さい。

なお、登録支援機関なしで受け入れをする場合は、紹介する「登録支援機関の必要書類」についても受け入れ企業で作成・提出する必要があります。

※この記事内容は、入管からの最新情報などを踏まえて随時更新していきます。

【定期報告】受入れ企業の必要書類

まずは、受入れ企業が作成・提出する必要のある報告書について、紹介していきます。

報告書の種類 (必要書類は全部で2つ)

受入れ企業が必要な届出 (報告書)は次の2つのみです。

  1. 受入れ・活動状況に係る届出書
  2. 特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況

フォーマットのダウンロード先も含めて、それぞれ紹介していきます。

➀受入れ・活動状況に係る届出書

入管のサイトよりダウンロードできる参考様式を使って、必要情報を記入します。

報告書が完成したら、作成者の署名をして入管へ提出します。

【参考様式】受入れ・活動状況に係る届出書

【記載例】受入れ・活動状況に係る届出書

【記載例】の書式が少し違いますが内容は参考にできます。

※2022/4/10更新

②特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況

特定技能外国人の就労日数や報酬額・控除額を記載する書類です。

添付書類として、「該当月分の特定技能外国人の賃金台帳」と「該当月分の日本人の賃金台帳」を一緒に提出します。

なお、提出する日本人の賃金台帳については、特定技能ビザを取得する際に提出した該当者の賃金台帳を提出します。

※2022/4/10更新

報告書の対象期間

報告書については、年に4回の提出義務があります。

4回の提出義務が発生するサイクルは次のとおり。

  • 【1回目】1/1~3/31
  • 【2回目】4/1~6/30
  • 【3回目】7/1~9/30
  • 【4回目】10/1~12/31

それぞれの提出期限は、次の期間が始まった14日以内です。

そのため、【1回目】の報告書を提出するタイミングは、4/1から2週間以内です。

報告書の提出方法

報告書を提出する方法は次の3つです。

  1. オンラインで提出
  2. 郵送で提出
  3. 直接窓口に持参

郵送または直接窓口へ持参する場合は、報告書を受入れ企業 (本店)の住所を管轄する、入管へ提出します。

※事業所ごとに作成する必要はありません。

その場合、報告書作成者の身分証明書写し (健康保険証など) を必ず提示・添付する必要があります。

なお、受入れ企業以外の方が提出をする場合は報告書作成者の身分証明書写しに加えて、「報告書を提出する方の氏名・連絡先・特定技能所属機関との関係を表す書類」が必要です。

提出前の最終チェック項目

☐ 受入れ・活動状況に係る届出書に署名

☐ 期日内の提出 (期日を過ぎている場合は理由書作成)

☐ 特定技能外国人と日本人それぞれ3ヶ月分の賃金台帳添付

☐ 署名した人の身分証明書の添付 (郵送の場合)

【定期報告】登録支援機関の必要書類

次に、登録支援機関が作成・提出する必要のある報告書について解説します。

なお、登録支援機関を使わずに特定技能外国人の受入れをする場合は、これから紹介する報告書も全て受入れ企業で作成・提出する必要があります。

報告書の種類 (必要書類は全部で6つ)

登録支援機関が必要な届出 (報告書)は次の6つです。

  1. 支援実施状況に係る届出書
  2. 1号特定技能外国人支援対象者名簿
  3. 相談記録書
  4. 生活オリエンテーションの確認書
  5. 定期面談報告書 (監督者用)
  6. 定期面談報告書 (1号特定技能外国人用)

フォーマットのダウンロード先も含めて、それぞれ紹介していきます。

➀支援実施状況に係る届出書

支援実施状況に係る届出書には、作成者の署名が必要です。

※2022/4/10更新

②1号特定技能外国人支援対象者名簿

※2022/4/10更新

➂相談記録書

当該の期間内に特定技能外国人より、各種相談を受けて対応した場合には、内容を報告します。

ただし、期間中の対応回数が1回のみの場合は「登録支援機関による支援状況に係る届出」のみで足ります。

※2022/4/10更新

④生活オリエンテーションの確認書 (初回のみ)

特定技能ビザを取得した外国人に対して、実施する必要のあるオリエンテーションの確認書です。

8時間程度のオリエンテーションを実施した後に、外国人より署名を貰います。

※2022/4/10更新

生活オリエンテーションの確認書の作成・署名は必要ですが、提出は不要となりました。
原本は登録支援機関または受入れ企業で保管して下さい。

⑤定期面談報告書 (監督者用)

※2022/4/10更新

⑥定期面談報告書 (1号特定技能外国人用)

※2022/4/10更新

定期報告の対象期間

受入れ企業が作成する報告書と同様のサイクルです。

  • 【1回目】1/1~3/31
  • 【2回目】4/1~6/30
  • 【3回目】7/1~9/30
  • 【4回目】10/1~12/31

報告書の提出方法

提出方法についても、受入れ企業の報告書と同じです。

  1. オンラインで提出
  2. 郵送で提出
  3. 直接窓口に持参

提出前の最終チェック項目

☐ 支援実施状況に係る届出書に署名。

☐ 期日内の提出 (期日を過ぎている場合は理由書作成)

☐ 生活オリエンテーションの確認書 (特定技能外国人の署名必要)の提出

☐ 署名した人の身分証明書の添付 (郵送の場合)

まとめ:必ず期限内に提出しましょう

本記事で紹介した内容を参考にして「年4回」期限内に必ず定期報告書を提出しましょう。

インドネシア人受入れの際には、アジアンHRジャーナルもご確認下さい。