登録支援機関

【監理団体・登録支援機関職員】申請等取次者証を取得する方法

・技能実習生や特定技能外国人の入管申請を本人の代わりにやりたい…

・上司から申請等取次者証の取得を指示された…

こんな悩みを抱えた監理団体・登録支援機関の職員に向けた記事内容となっています。

この記事を書いた僕は、複数回の「申請等取次者証」取得経験があります。

実際に手続きした経験や、最新の情報を踏まえて記事を書きました。

この記事を読めば、社内で他の人より頭ひとつ抜ける知識を得られるでしょう。

全く知識の無い方でも「申請等取次者証」を取得する方法が分かる内容となっているので、ぜひ最後まで読んでみて下さい。

申請等取次制度とは

まず初めに、そもそも申請等取次制度ってなに?という疑問に答えていきます。

申請等取次制度とは、原則として外国人本人が出頭する必要のある入管への在留カード更新・変更の申請を「申請取次制度」に基づいて、一定の要件(研修の受講など)を満たした者が「申請等取次者」となり、本人に代わり申請することを認めた制度です。

※要件を満たして申請することで、申請等取次者証を取得できます。

この制度を利用することで、外国人が仕事を休まなくても代わりに在留カードの更新や変更をすることができます。

そのため、多くの監理団体や登録支援機関では、職員が申請等取次者となり管理している外国人の在留カードの更新・変更業務を行っています。

入管は平日のみ営業しており、在留カードの更新・変更には最低でも2回入管を訪問する必要があるので、申請等取次者証はぜひ取得して下さい!

「申請等取次者証」取得までの流れ

申請取次者証を取得するまでの流れは、次の3ステップのみです。

  1. 研修会に参加
  2. 入管へ申請取次者証を申請(必要書類提出)
  3. 入管より申請取次者証の受け取り

「申請等取次者証」取得に受講必須の研修会とは

最初のステップとなる「研修会」について紹介します。

研修会とは

「申請等取次者証」取得のための研修会とは,受講者の出入国管理行政一般に関する知識の向上を目指した研修会です。

受講することで「出入国管理行政一般に関する知識」についての一定の知識をもつと見なされるため、申請等取次者証の取得要件を満せます。

複数の団体で実施されており、費用や研修日時、開催地も各団体によってそれぞれです。

研修を終えると受講証明書が発行され、この証明書が「申請等取次者証」を取得するのに必要な書類となります。

なお,研修会への参加時には、次の持ち物が必要であるため、忘れずに必ず持参して下さい。

  • 受講票
  • 顔写真付きの身分証明書
  • 所属機関を証明する書類(社会保険証や在籍証明書等)

研修会を開催している主な団体

  • 公益財団入管協会
  • 株式会社グローバル・プロデュース
  • 一般社団法人国際連携推進協会
  • 公益財団法人国際人材協力機構 (JITCO)
  • 一般社団法人 外国人材雇用適正化推進協会
  • 日本介護福祉士実務者研修養成協会
  • スリーエー株式会社

特に「スリーエー株式会社」では、オンラインでの研修会も実施しているため、おすすめです。

「申請等取次者証」申請に必要な書類

ここからは、ステップ2として、研修会後に入管にて申請等取次者証を申請する際の必要書類について紹介します。

申請等取次申出書

申請の際には、申請者や所属機関の情報を記載する「申請等取次申出書」を提出します。

申請者の写真(2㎝×2㎝)

2cm×2cmの大きさの写真2枚を提出します。

提出する写真は、発行される申請等取次者証にも使われる写真となります。

申請者の履歴書および在職証明書

申請者の「履歴書」と「在職証明書」を提出します。

申請等取次者証には、自身の名前だけでなく「所属機関名」も記載されます。

そのため、「申請等取次者証を取得したい所属機関」の在職証明書を提出して下さい。

入国・在留手続に関する知識を証明する資料

研修会の受講後に発行される「受講証明書」の写しを提出します。

受講証明書を提出することで、入国・在留手続に関する知識をもつと見なされます。

登記事項証明書または住民票の写し

所属機関の登記事項証明書(原本)を提出します。

なお、所属機関が個人の場合は、住民票の提出をして下さい。

本人確認資料の写し

郵送で申請する場合には、本人確認書類が必要です。

免許証や健康保険証が該当します。

なお、入管に訪問して申請する場合は、申請カウンターで、本人確認資料の提示を求められます。

返信用封筒

郵送で申請をする場合は、「申請等取次者証」を郵送するための「簡易書留用封筒」または「赤いレターパック」が必要となります。

最後に、入管への申請後、早ければ2週間程度で「申請等取次者証」を受け取ることができます。

「申請等取次者証」申請の際の8つの注意事項

申請等取次者証を申請する際には次の8つの点に注意して下さい。

➀外国人の場合は在留カードの写しも必要

申請者が外国人の場合は、在留カードの写しも提出する必要があります。

②郵送での申請が可能

既に紹介したとおり、現在は入管へ直接訪問しなくても、郵送にて申請等取次者証を申請する必要があります。

➂研修会の受講が免除されるケース

既に申請等取次者が在籍している機関で、新たに別の職員が申請等取次者証の取得を希望する場合は、研修会への参加なして申請取次者証を取得することが可能です。

既にいる申請等取次者が「特段の問題なく申請等取次業務を行っており」且つ「申請等取次者証の取得を希望する職員に対して必要な説明及び指導等をした」要件を満たすことで、研修会の参加が免除されます。

研修会の参加なしで、申請等取次者証の申請を希望する方は、申請時に「説明書」を提出する必要があります。

④所属する複数の機関の申請等取次者証の取得が可能

複数の機関に所属している場合は、1人で複数枚の申請等取次者証を取得することが可能です。

それぞれの機関でフルタイムの社員であることなどは、求められません。

なお、複数の機関の申請等取次者証を取得する場合は、それぞれの機関ごとに申請をする必要がある点については注意が必要です。

⑤受講証明書は使いまわしが可能

一度、研修会を受講して「受講証明書」を取得したら他の機関へ転職をした際なども、同じ受講証明書を使用して「申請等取次者証」を申請することが可能です。

⑥申請等取次者証には有効期限がある

申請等取次者証には有効期限があります。

そのため、有効期限以降も使用したい場合は必ず「期間更新の手続き」をして下さい。

⑦申請等取次者証「外国人」の有効期限は在留カードの有効期限

申請者が外国人の場合は、申請等取次者証の有効期限が在留カードの有効期限と同じ日付に設定されます。

そのため、在留カード更新と同時期に申請等取次者証の更新手続きも行う必要があります。

⑧申請等取次者証には返納義務がある

申請等取次者証をもつ所属機関を退職したなどの理由で、申請等取次者としての資格を失った場合は、すみやかに申請等取次者証を入管に返納する義務があります。

在留カードのオンライン申請

現在、在留カードの更新・変更などの申請業務はオンラインで行うことが可能となりました。

申請等取次者証をもっている場合は、同様に所属機関で管理している技能実習生や特定技能外国人の申請業務をオンラインで行うことが認められています。

まとめ:【監理団体・登録支援機関職員】申請等取次者証を取得する方法

今回は、申請等取次者証の取得方法について、注意事項も交えながら紹介しました。

申請等取次者証を取得することで、管理している外国人の負担を大幅に軽減することができます。

まだもっていない方は、この記事の内容も参考にして早めの取得をおすすめします!